ISO9001　Q&A　

Q4　メールを記録として管理する方法を教えてください。(7.5)

A　Q3に一部関連する内容です。最近、取引先(顧客、購買・外注先等)とのメールのやりとりが多くなってきています。紙に印刷後、保管するのが安全ですが、量も多くなると大変です。システム管理者が何年以上は保管するルールを作る(サーバーにバックアップとして保存しておく)とか、自分のPCに保管しておくなどのルールが必要です。自分のPCに保管しておく場合は、バックアップが必要です。ウィルス対策は当然です。
（参考事例）

　ソフトウェアのＥ社では、メールを記録として管理する方法をとりました。しかし、保管のルールを徹底しなかったため、消してしまう人が現れてしまい、問題になりました。